Viele zusätzliche Funktionen werden im Ruhrkohle-Chor von den Sängern übernommen, damit Proben und Auftritte reibungslos „über die Bühne“ gehen können.
Acht Stimmsprecher, zwei für jede Stimme, sind für die Sänger Ansprechpartner. Sie unterstützen die Geschäftsführung bei Auftritten, Konzerten und allen weiteren Aktivitäten.
Vier Notenwarte führen das Notenarchiv mit über 350 Notenblättern für über 110 Sänger. Sie sortieren und stellen die Notenmappen für die Proben und Auftritte bereit.
Über 150 Stühle wollen bei Proben in beiden Probenräumen aufgestellt werden. Vier „Stuhlaufsteller“ kommen eine Stunde vor der Probe und bereiten die Probenräume vor.
Zwei Lampenwarte sorgen für funktionierendes und gut poliertes Geleucht bei Konzerten und Auftritten.